MS-Access in Unternehmen – eine Fehlentscheidung?

Nicht immer. Gehen wir zurück in das Jahr 1990. Die Microsoft-Office-Familie hat einen neuen Baustein bekommen: Microsoft Access. Die ideale Lösung für viele Unternehmen. Das Bindeglied zwischen einer Tabellenkalkulation und einer abstrakten Datenbank, welches mittels bordeigener Mittel wie Formulare und Abfragen jedermann im Unternehmen nach Belieben anpassen und erweitern kann. Und das komplett unabhängig von Entwicklern. Zudem war es kostengünstig.

Und so wurde MS-Access zunehmend für spezifische Anwendungsfälle eingesetzt, die es halt mal im Unternehmen gibt. Fachabteilungen schwören auf ihre „Individuallösung“, mit Engagement und Kreativität wurden so kostspielige und sehr starre Fachanwendungen, Lagerverwaltungssysteme, ERP- und CRM-Systeme punktgenau auf die jeweilige Anforderung zugeschnitten.
Kürzlich schrieb mir ein Kollege: "Wenn Microsoft zusagt, dass MS-Access und sein VBA auch für die nächsten Generationen von Windows unterstützt wird, warum sollte ich mir Sorgen machen? Warum sich die Mühe machen, meine Anwendung von dieser klassischen Plattform zu verlassen?"

Ist also MS-Access wirklich so schlecht? Nein, in bestimmten Fällen sogar die beste Lösung. Jedoch ist es oftmals nicht die beste Lösung.

Allerdings ist die Frage, ob MS-Access auch wirklich eine zukunftssichere Entscheidung war. Es gibt tatsächlich inzwischen zahlreiche Zweifel, sei es, dass die Mitarbeiter, welche die Access-Lösung eingeführt hatten, nun nicht mehr im Unternehmen sind, es keine Mitarbeiter mit solchen tiefen Kenntnissen rund um MS-Access mehr gibt oder man schlicht feststellt, dass es inzwischen andere, neue Technologien gibt. Aber eine Anwendung, die sich etabliert hat, jahrelang so erfolgreich im Einsatz war – tauscht man dann nicht den Teufel gegen den Beelzebub ein?

Fassen wir mal die Gründe der MS-Access-Zweifler zusammen, was vielleicht sogar deren Beweggründe sind, eine Alternative zu erwägen:

Gründe, die gegen MS-Access sprechen

1. Access-Lösungen sind nicht internetfähig.
Jede Access-Lösung funktioniert nur innerhalb eines kleinen, isolierten Kreises. Warum auch nicht, es war ja ein geplanter Bestandteil innerhalb eines Office-Pakets, das die Ausrichtung eines lokal installierten Systems hatte. Während aber alle anderen Office-Anwendungen inzwischen in die „Cloud“ entwachsen sind, fährt MS-Access hier nicht mit.

2. Eingeschränkt auf nur ein Betriebssystem.
Es gibt keine Version von MS-Access, die auch für macOS, iOS, Android oder Linux zur Verfügung steht. Es läuft ausnahmslos nur auf einem Windows-Desktop.

3. Nicht mobil nutzbar.
Es ist der aktuelle Zeitgeist, der die Anforderung gedeihen ließ, dass Daten auch von unterwegs zugreifbar gemacht werden. Mit MS-Access ist das unmöglich, da es auf mobilen Endgeräten nicht läuft. Hier werden dann aufwendige Schnittstellen und komplexe Replikationsmaßnahmen entwickelt, die eher schlecht als recht laufen. Man bekommt alles hin, ich habe auch schon Erweiterungen von MS-Access für RPC, JSON und auch Replikationen in MS-Access realisiert. Aber lesen wir mal weiter.

4. MS-Access ist das Gegenteil von Digitalisierung.
Die Daten in MS-Access sind gefangen in ihren eigenen Silos. Einmal darin, so lassen sie sich nur schwer wieder aus MS-Access befreien. Auch gab es bei der Umstellung auf 64-Bit-Systeme um das Jahr 2010 enorme Probleme, da MS-Access-Entwicklungen dann einfach ihren Dienst versagten und angepasst werden mussten.

5. MS-Access und die Datenschutz-Grundverordnung.
Die Datenschutz-Grundverordnung setzt hohe Maßstäbe, wie beispielsweise ein verlässliches Berechtigungskonzept. Einst waren mal Konzepte in MS-Access vorgesehen, aber nie wirklich umgesetzt und verschwanden auch klammheimlich in den neueren Versionen. Quasi nach dem Motto: „Was man nicht kennt, kann man nicht vermissen“.

6. Fehlende Zusammenarbeit mit Dritten.
Keine Fähigkeit, über das Internet aufgerufen zu werden, fehlende Authentifizierungsmöglichkeiten, keine unabhängigen Schnittstellen – es ist fast unmöglich, Dritten Zugang zu den Daten zu gewähren.

Zugegeben, MS-Access hat so seinen Charme. Es bietet in nur einer Oberfläche das an, was bei großen Datenbanken sehr kostspielig zugekauft werden muss. Auch an sich sehr komplex verständliche Datenbankoperationen werden dramatisch vereinfacht, sodass man gar nicht mehr tief in das komplexe Thema Datenbanken eintauchen muss. Jedoch ist das nur der Blick von außen. Innen kommen Technologien zum Einsatz, die von Microsoft nur noch geduldet, aber eigentlich schon 2005 eingestellt wurden. Verglichen mit einem Auto wäre MS-Access ein Lexus mit einem Zweitaktmotor.

Wird Microsoft Access eingestellt?

Es gibt regelmäßig Gerüchte, dass Microsoft Access eingestellt wird. Obwohl es noch nicht bestätigt ist, gibt es Anzeichen dafür, dass Access in Microsofts Zukunftsplänen keine große Rolle spielt. Das Produkt ist das einzige Office-Produkt, das nur auf Windows läuft. Die Ideen von Microsoft gehen allesamt in die Cloud. Und da ist wenig Platz für ein MS-Access, dessen Arbeitsbereich beim eigenen PC endet. Fest steht aber: Es gibt unzählige Anwendungen auf dem Markt und Microsoft wird auch MS-Access weiterhin viele Jahre unterstützen. Aber in über 20 Jahren in der IT habe ich mich auch schon mehrmals geirrt.

Welche Alternativen gibt es?

Microsoft Access ist eine Datenbank. Klar, es gibt auch viele andere Datenbanksysteme, die allesamt besser für zukünftige Anforderungen geeignet sind, wie Microsoft SQL-Server, Oracle, MySQL, MongoDB und PostgreSQL.
Haben Sie schon was von der Microsoft Power Platform gehört? Oder von Power Query in Excel? Ihr Habitat ist die Microsoft-WIndows 365 Umgebung, lässt sich sehr gut einbinden und mit etwas Geschick haben Sie die Anforderungen an die MS-Access-Datenbank mit voller Unterstützung Ihrer IT ebenfalls realisiert.

Die beste Datenbank für Ihre Bedürfnisse hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft und den zukünftigen Anforderungen.

Ich helfe Ihnen, die richtige Alternative für Sie und Ihre Anforderung zu finden

Wenn Sie eine auf Access basierende Lösung haben und diese ersetzen möchten, sprechen Sie mit uns. Wir hören Ihnen zu und finden gemeinsam die passende Lösung, um Ihre Anwendung in ein zukunftssicheres Konzept zu überführen. So gewinnen Sie mehr Flexibilität, Freiheit und bessere Compliance-Voraussetzungen. Und Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen.

Mit einer Umstellung auf eine moderne Technologie sind Sie besser für die Zukunft gerüstet. Das bringt Ihnen mehr Sicherheit und weniger schlaflose Nächte. Klingt gut? Finden wir auch.